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기억할 이야기들

[GTD] 이메일 처리를 위한 Inbox Zero

by 꾸러기아빠 plazma-el 2010. 11. 11.

약 1년 남짓 Iphone의 App인 Informant를 사용하여 일정 관리를 하고 있는 중이다.

책속의 산책 카테고리에 정리한 것과 같이 GTD의 개념과 철학을 이해하고
실제 업무에 적용하기 위해 Inbox Zero에 대한 내용을 정리하고, 실제 업무에 도입해보고자 한다.

그러고보니 오늘도 썬더버드 메일함의 Inbox에 쌓인 메일을 모두 정리하고 퇴근했다. ^^


Inbox Zero는 GTD를 이메일에 적용한 것으로 받은 메일함을 제로로 만드는 것이 목표다.
Inbox Zero는 Google Tech Talks에서 Merlin Mann 이 처음 도입한 개념이다. 


 


Meling이 언급한 이메일 처리의 5가지 규칙 

 - Delete(or Archive),  Respond, Delegate, Defer, Do


사실 일을 하다보면 쌓이는 메일을 다 확인하지 못하거나, 저장한 메일을 재사용하는 경우가
많지 않기 때문에 세분화된 폴더를 만들어 분류는 하는 것은 별 의미가 없다는 생각이 들때가 있다.
 
또한, 가끔 아웃룩이나 썬더버드가 뻗어버리면 메일을 복구하기 위해 많은 시간을 써야하는
아찔한 일도 생기곤 한다. 


Inbox  Zero에 관심이 가는 이유도 이런 일을 사전에 제거하고, 머리를 비워 다른 일에 더 많은
생각을 하고 싶어서 이다. 피터 드러커가 말한 지식근로자로서 보다 Smart한 삶을 위해서.



Merlin은 폴더관리가 이메일 처리를 위한 핵심이라 말하며 다음 몇가지 규칙을 알려준다. 

 ▶ 폴더 이름 바꾸는 것을 두려워 마라 (수시로 생성 및 삭제)

 ▶ 폴더는 2단계까지. (폴더 이름 앞에 번호 붙여 정렬, 프로젝트/조직/기타 등으로 생성)

 ▶ 중요하지 않은 메일은 필터 적용 (스팸/메일링 리스트)
  
 
그리고 이메일 처리를 위해, 

 ▶ 같은 메일은 절대 2번 읽지 않는다. (읽은 뒤 처리/참고/삭제로 이동)

 ▶ 퇴근전 Inbox의 메일은 모두 이동 또는 삭제 처리

 ▶ 미련을 갖지 말고 애매한 것은 모두 삭제 (1년 지난 메일은 모두 지울것)



Merlin의 이메일 폴더 만들기

 1. 할일, 기다리기

 2. 진행중 프로젝트

 3. 완료 프로젝트

 4. 조직, 팀, HR

 5, 개인, 가족, 친구

 6. 참고, 메일링 리스트



이 방법이 얼마나 효과적일지는 아직 판단하기 이르지만, 
적어도 프랭클린의 우선순위보다는 투입되는 시간대비 업무 처리 속도가 향상되었다고 
생각한다. 


추가로 썬더버드나 아웃룩을 이용해서 1년치 단위의 메일은
백업을 통해 관리하면, 나중에 다시 찾는 번거로움을 줄일수 있을거라 생각된다. 


정해진 24시간에서 시간을 창조해 내는 것이, 바쁜 오늘 날을 사는 내가 가장 먼저 해결해야할
과제임에 분명하다. 모모의 회색신사처럼 시간을 무한대로 쪼개기 위해서가 아닌 마음 편하게
휴식을 즐기기 위해서... ^^ 
 

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